E-Rechnung erklären: ein Szenenplan für Softwareanbieter
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 müssen die ersten sie auch ausstellen. Für Anbieter von ERP-, Rechnungs- und Buchhaltungssoftware heißt das: Jeder Kunde stellt dieselbe Frage – „Kann unser System das?“ Ein kurzer Film beantwortet sie, bevor der Support es hundertmal tun muss. Das Problem: Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, man sieht ihr nichts an. Dieser Szenenplan ändert das.
Was sich ändert – kurz und ohne Juristendeutsch
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF im Anhang einer Mail ist keine E-Rechnung.
Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, eine PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Dieser Abschnitt ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich sind die Angaben des Bundesfinanzministeriums; Stand dieses Beitrags ist Oktober 2026.
Drei Daten, die Ihre Kunden kennen sollten.
- Seit 1.1.2025
Empfangen
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können.
- Ab 1.1.2027
Ausstellen ab 800.000 €
Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
- Ab 1.1.2028
Ausstellen für alle
Die Übergangsfristen enden. Ausnahmen gibt es etwa für Kleinbetragsrechnungen.
Warum die Funktion so schwer zu zeigen ist
Eine E-Rechnung hat kein Gesicht. Die XML-Datei will niemand lesen, und die lesbare Ansicht sieht aus wie jede andere Rechnung. Was Ihre Software leistet – erzeugen, prüfen, zustellen –, passiert unsichtbar.
Dazu kommt das Wort „Pflicht“. Niemand freut sich auf eine Pflicht, und „Wir sind E-Rechnungs-ready“ klingt wie jede Pressemitteilung. Ein Film muss deshalb nicht die Regel erklären, sondern zeigen, dass sich für Ihre Kunden im Alltag fast nichts ändert.
Der Szenenplan: 20 Sekunden, eine Botschaft
Für einen Feature-Clip reicht eine Botschaft: Rechnungen schreiben wie immer – die E-Rechnung entsteht automatisch. Der Plan beginnt mit einem Moment, den jede Buchhaltung kennt: dem letzten Arbeitstag im Jahr. Die Pflicht ist nur drei Sekunden lang zu sehen. Die übrige Zeit zeigt, dass Ihre Kunden nichts Neues lernen müssen.
Das Beispiel ist für die Ausstellungspflicht ab 2027 geplant. Für den Empfang funktioniert derselbe Aufbau mit einer eingehenden XRechnung.
Rechnungen schreiben wie immer.
| Zeit | Bild | Bildtext |
|---|---|---|
| 00:00 | Donnerstag, 31.12.2026, 16:05. Die letzte Rechnung des Jahres geht als PDF raus. | „Die letzte PDF.“ |
| 00:03 | Das Kalenderblatt kippt: Montag, 4. Januar 2027, 9:02. | „Ab heute: E-Rechnung.“ |
| 00:06 | Dieselbe Rechnungsmaske wie immer: Kunde, Positionen, Betrag. Klick auf „Senden“. | „Schreiben wie immer.“ |
| 00:10 | Die Rechnung teilt sich: vorne die lesbare Ansicht, dahinter füllt sich der Datensatz Feld für Feld. | „Der Datensatz entsteht automatisch.“ |
| 00:14 | Drei Haken laufen durch: Pflichtangaben vollständig, Format XRechnung, zugestellt. | „Geprüft und zugestellt.“ |
| 00:17 | Logo des Anbieters. | „Rechnungen schreiben wie immer. E-Rechnung inklusive.“ |
Die längere Fassung für Produktseite und Vertrieb
Wer mehr zeigen will – Eingang, Prüfung, Weiterleitung in die Buchhaltung –, braucht 40 bis 60 Sekunden und einen Software-Film. Der Aufbau bleibt: erst ein Moment, dann der Ablauf. Zeigen Sie dabei nur, was Ihre Software tatsächlich kann; jede Szene wird vor der Animation mit Ihrem Produktteam abgestimmt.
Typische Szenen für eine längere Fassung:
- Eingang: Eine XRechnung kommt per Mail oder Portal an und wird automatisch erkannt.
- Lesbar machen: Aus dem Datensatz wird eine Ansicht, die Buchhaltung und Einkauf prüfen können.
- Abgleich: Bestellung und Lieferschein werden zugeordnet, Abweichungen markiert.
- Weiterverarbeitung: Freigabe, Buchung und Archiv ohne Abtippen.
- Ausgang: Eigene Rechnungen verlassen das System im passenden Format.
Was ich für den Film von Ihnen brauche
Screenshots der Rechnungsmaske und der Eingangsansicht, die unterstützten Formate und die Wege, auf denen Rechnungen bei Ihnen ankommen. Eine Beispielrechnung mit erfundenen Daten hilft, damit Felder, Positionen und Beträge im Film stimmen.
Soll der Film vor dem 1. Januar 2027 laufen, planen Sie rückwärts: Die Produktion dauert in der Regel 5–10 Tage ab freigegebenem Szenenplan. Dazu kommen Ihre Freigaben und die Zeit, bis der Film in Release-Mail, Produktseite und Hilfe-Center eingebunden ist.
Wo der Film am meisten bringt
Die Pflicht trifft alle Anbieter gleichzeitig. Wer sie am klarsten zeigt, gewinnt die Kunden, die jetzt wechseln – und entlastet den eigenen Support.
- Release-Mail an Bestandskunden: Der Clip beantwortet die Frage, bevor sie im Support landet.
- Produktseite und Hilfe-Center: Die längere Fassung steht neben der Dokumentation.
- LinkedIn und Anzeigen: Der Clip im Hochformat erreicht Unternehmen, die noch keine Lösung haben.
- Vertrieb: Als Link im Angebot für Interessenten, die wegen der Pflicht das System wechseln.
Häufige Fragen
Darf der Film rechtliche Aussagen machen?
Kurze, belegbare Aussagen wie das Datum der Pflicht ja. Ausführliche Rechtsfragen gehören in Ihre Dokumentation oder zur Steuerberatung. Der Film zeigt, was Ihre Software tut.
Reicht ein Clip für Bestandskunden und Neukunden?
Oft nicht. Bestandskunden wollen wissen, was sich in ihrem Ablauf ändert. Neukunden wollen wissen, warum Ihr Produkt die Pflicht einfacher löst. Aus einem Szenenplan lassen sich zwei Fassungen ableiten.
Was kostet ein solcher Film?
Ein Feature-Clip mit 15–20 Sekunden beginnt bei 390 €, ein Software-Film mit 30–60 Sekunden bei 790 €. Den Preis für Ihren Umfang bekommen Sie zusammen mit dem kostenlosen Szenenplan.