ERP-Software erklären: Einen Geschäftsablauf verständlich zeigen

Wähle einen Ablauf, der für deine Käufer relevant ist

Im Vertrieb interessiert sich ein Unternehmen möglicherweise dafür, wie aus einer Kundenanfrage ein Angebot wird. Ein anderer Ansprechpartner will wissen, wie Bestände oder Freigaben zusammenhängen. Beides kann wichtig sein, gehört aber nicht automatisch in denselben kurzen Film.

Die Auswahl beginnt daher bei Zielgruppe und Gesprächsanlass. Welche Aufgabe erledigt sie heute? Wo entsteht die Rückfrage, auf die das Produkt antworten soll? Ein konkreter Ablauf schafft mehr Orientierung als die bloße Abfolge von Modulnamen wie Vertrieb, Lager und Auswertung.

Ein Beispiel: Von der Anfrage zum Auftrag

Der Film startet mit einer Kundenanfrage. Danach erscheint die Information, die für das Angebot gebraucht wird: Kunde, ausgewählte Positionen und ein nachvollziehbarer Status. Die folgende Ansicht zeigt das vorbereitete Angebot. Nach dem dafür vorgesehenen Schritt wird der Auftrag sichtbar.

Das ist ein Planungsbeispiel, keine Funktionsbeschreibung einer bestimmten ERP-Lösung. Welche Daten tatsächlich übernommen werden und welche Handlung einen Statuswechsel auslöst, wird mit dem Produktteam festgelegt. Der Film darf eine manuelle Übertragung nicht durch einen Übergang als automatische Synchronisierung darstellen.

Zeige Informationen, die den Zusammenhang erklären

Die Oberfläche sollte die entscheidende Änderung erkennen lassen. Wenn der Kunde derselbe bleibt, kann diese Angabe den Übergang verbinden. Wenn eine Position übernommen wird, sollte sichtbar bleiben, woher sie kommt. So versteht ein Erstbetrachter, dass die gezeigten Ansichten zu derselben Aufgabe gehören.

Nicht jeder Button und jedes Feld muss groß im Bild stehen. Die Darstellung kann sich auf relevante Ausschnitte konzentrieren, ohne falsche Ergebnisse zu erzeugen. Beim Lesen hilft ein kontrolliertes Tempo: erst die Information erkennen, dann die Aktion verfolgen und schließlich den neuen Zustand einordnen.

Produktvorstellung und Schulung brauchen andere Details

Eine Produktvorstellung macht den Ablauf und seinen Nutzen verständlich. Eine Schulung erklärt zusätzlich Voraussetzungen, genaue Bedienung und mögliche Sonderfälle. Für eine Website oder einen ersten Vertriebskontakt muss nicht jede Ausnahme gezeigt werden. Für eine Arbeitsanleitung kann sie dagegen entscheidend sein.

Bei einer technischen Zielgruppe sind Schnittstellen oder Rollen eventuell Teil der Kaufentscheidung. Dann erhalten sie eine eigene verständliche Darstellung. Statt alle Anforderungen in einen einzigen Film zu drücken, kann eine Hauptdemo von ausgewählten vertiefenden Sequenzen ergänzt werden.

Freigabefähige Beispiele vor der Animation festlegen

Für den Film wird ein repräsentativer Beispielvorgang vorbereitet. Kundenangaben, Bezeichnungen und Beträge sollen verständlich sein und öffentlich verwendet werden dürfen. Echte Geschäftsdaten werden nicht ungeprüft übernommen. Ebenso sollte feststehen, auf welche Produktversion sich der Ablauf bezieht.

Das Produktteam prüft die Bildfolge, bevor sie fertig animiert wird. Dabei werden die Datenübernahme, nötige Nutzerhandlungen und Statuswechsel abgeglichen. Diese Abstimmung schafft die Grundlage für eine überzeugende Demo, die auch einer fachlichen Rückfrage standhält.

• Die Rolle des Zuschauers und seine wichtigste Aufgabe
• Ein repräsentativer, freigegebener Beispielvorgang
• Tatsächliche Datenübernahmen und Nutzerhandlungen
• Einsatzort, Produktversion und gewünschter nächster Schritt